Adressenlijst maken

Wanneer je een grote hoeveelheid brieven tegelijk verstuurt, wil je niet bij elke brief handmatig het adres toevoegen. Je kunt een adressenlijst maken in een Excel-bestand, waarin je de namen en adressen verzamelt die gebruikt worden om content naar meerdere ontvangers te sturen.

Hoe maak je een adressenlijst?

Er zijn verschillende manieren om een adressenlijst te maken voor jouw direct mail. Je kunt dit bijvoorbeeld handmatig doen door in Excel alle gegevens te noteren van de ontvangers. Vaak hebben bedrijven een CRM systeem waarin de gegevens van klanten staan genoteerd. Deze kun je exporteren naar Excel, zodat je dit niet handmatig moet bijhouden. 

Handmatig een adressenlijst maken in Excel

Volg deze stappen om in Excel een adressenlijst te maken: 

  1. Maak een nieuwe spreadsheet aan in Excel
  2. Geef de kolommen een titel, bijvoorbeeld: voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats. 
  3. Vul de adressenlijst in met de juiste gegevens van de contactpersonen. 

Het is veel werk om dit handmatig te doen, dus dit kun je gebruiken als je een kleinere adressenlijst op moet stellen voor een mailing. 

Een adressenlijst exporteren

Wanneer je als bedrijf gebruikmaakt van een CRM systeem kun je de contactgegevens vaak in één keer exporteren. Hoe dit precies werkt, is afhankelijk van het systeem dat je gebruikt. Zorg ervoor dat je de gegevens exporteert in de CSV-indeling

Adressenlijst sorteren

Wil je de adressen op een bepaalde volgorde, bijvoorbeeld alfabetisch? Dan kan dat als volgt:

  1. Klik op rij 1 om alle gegevens te selecteren.
  2. Klik bovenaan in het menu op Gegevens.
  3. Klik op Sorteren.
  4. Zet in het venster dat opent rechtsboven een vinkje voor Mijn gegevens bevatten kopteksten. 
  5. Klik onder ‘Kolom’ op het veld naast ‘Sorteren op’ en kies waarop u wilt sorteren, bijvoorbeeld Achternaam.
  6. Standaard sorteert Excel van A naar Z. Liever een andere volgorde? Klik in het veld onder ‘Volgorde’ en daarna op de gewenste volgorde.
  7. Klik op Ok.

Adressen uit lijst filteren

Soms heb je niet alle adressen nodig. Op dat moment gebruik je de filteroptie van Excel. Zo zie je alleen de gegevens die je op dat moment nodig hebt:

  1. Klik op de kolom waarin de gegevens staan die u wilt filteren. Bijvoorbeeld Voornaam.
  2. Klik op het tabblad Gegevens > Filter, of het icoontje van een trechter.
  3. In alle cellen met titels verschijnen pijltjes. Deze geven aan dat u ergens op kunt sorteren.
  4. In het venster staan de waarden die u hebt ingevuld in die kolom. Bijvoorbeeld ‘betaald’, ‘niet betaald’, ‘wel reclame’, ‘geen reclame’. Haal het vinkje weg voor Alles selecteren zodat u kunt bepalen waarop u wilt filteren. 
  5. Klik op het item waarop u wilt filteren en klik op OK.

Gepersonaliseerde mailings versturen met een adressenlijst

Bij Postbode.nu kun je gemakkelijk grote hoeveelheden gepersonaliseerde mailings versturen, zonder dat je iedere brief handmatig hoeft te veranderen. Het bekendste voorbeeld hiervan is het invoegen van een aanhef, dus de voor- en achternaam van de ontvanger. Zo ontvangt iedereen een brief die persoonlijk aan hem of haar is geadresseerd. 

Dit kan door gebruik te maken van Mail Merge van Word. In de basis gebeurt dit doordat je een kolom in een databestand, zoals bijvoorbeeld een Excel Spreadsheet, linkt aan de lege velden in je document. Mail merge is dus een handige en tijdbesparende methode om zo doeltreffend mogelijk grote hoeveelheden fysieke brieven en documenten te versturen!

Verstuur jouw post eenvoudig via Postbode.nu

Het versturen van post is tegenwoordig makkelijker dan ooit, vooral als je het regelt via Postbode.nu. Je kunt zelf een mailing aanmaken en de adressenlijst toevoegen. Wil je je mailings liever helemaal uitbesteden of benieuwd naar onze oplossingen op maat? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.